BẢNG THEO DÕI CÔNG VIỆC

Hướng dẫn dành cho nhân viên — 4 trang, đọc 5 phút là dùng được

Từ nay việc giao nhau đều nằm trên phần mềm này

Không còn cảnh “tưởng anh nói rồi”, “quên mất”, “ai làm cái đó”. Mở điện thoại ra là thấy hôm nay mình phải làm gì, việc nào gấp, đã xong chưa. Sếp cũng nhìn thấy anh em đang làm gì mà không phải gọi hỏi.

Chỉ có 3 việc bạn cần nhớ

1

Sáng mở app xem việc của mình Việc nào Quá hạn hoặc Hạn hôm nay thì làm trước.

2

Bắt đầu làm thì bấm nút “▶ Bắt đầu làm” Để sếp và anh em biết việc này đã có người cầm, không ai làm trùng.

3

Làm xong bấm “⇪ Xong, chờ duyệt” — ngay trong ngày Người giao việc sẽ nhận thông báo để kiểm tra và nghiệm thu.

Quên bấm là thiệt cho chính mình

Làm xong mà quên bấm thì phần mềm vẫn tính là chưa xong, đến hạn là thành quá hạn — trong khi thực tế bạn đã làm rồi. Bấm mất 3 giây thôi.

Tài khoản của tôi

Giám đốc đưa cho bạn tên đăng nhập và mã PIN. Ghi vào đây cho khỏi quên (đừng cho người khác xem tờ này).

Tên đăng nhập

Mã PIN

Có việc gì hỏi

Bảng theo dõi công việcTrang 1 / 4

Cài vào điện thoại & bật thông báo

Làm một lần duy nhất, khoảng 2 phút

1

Mở link Mở địa chỉ phần mềm mà công ty gửi cho bạn. Đăng nhập bằng tên đăng nhập + mã PIN ở trang trước.

2

Cài lên màn hình chính iPhone: mở bằng Safari → bấm nút Chia sẻ (ô vuông có mũi tên đi lên, ở thanh dưới) → kéo tìm “Thêm vào MH chính” → bấm Thêm. Android: mở bằng Chrome → bấm dấu ⋮ góc trên bên phải → “Thêm vào Màn hình chính”. Xong trên màn hình có biểu tượng chữ H xanh dương tên “Việc THN” — từ nay mở app bằng biểu tượng đó.

3

Bật thông báo Trong app, bấm vòng tròn chữ cái góc trên bên phải → “Bật thông báo trên máy này” → chọn Cho phép. Bấm “Gửi thử một thông báo” để kiểm tra.

iPhone: không cài lên màn hình chính thì KHÔNG nhận được thông báo

Đây là quy định của Apple, không phải lỗi phần mềm. Bắt buộc làm bước 2 trước rồi mới bật được thông báo.

Bấm vòng tròn chữ cái → bật thông báo

Máy sẽ báo cho bạn khi nào?

Khi có chuyện này	Bạn nhận được báo
Sếp giao cho bạn một việc mới	Có
Việc của người khác chuyển sang cho bạn	Có
Sếp đã nghiệm thu việc bạn báo xong	Có
Có người nhắn trong phần trao đổi của việc	Có
Đến giờ hẹn mà bạn đặt nhắc	Có

Cũng nên đổi mã PIN sang số riêng của mình ngay lần đầu — ô Đổi mã PIN nằm cùng chỗ với nút bật thông báo.

Bảng theo dõi công việcTrang 2 / 4

Một ngày làm việc

Mở app → nhận việc → báo tiến độ → báo xong

Mở app ra là thấy ngay

Màn hình đầu tiên nói gì

Việc của tôi chưa xong — đang cầm bao nhiêu việc.
Của tôi quá hạn — số đỏ này phải kéo về 0.
Đến hạn hôm nay — làm trước tiên.
Bên dưới là danh sách việc của mình, việc gấp nhất nằm trên cùng.

Thanh dưới cùng chuyển nhanh giữa Tổng quan · Bảng · Danh sách · Vật tư.

Nhìn màu là biết gấp hay không

Quá hạn đã trễ, làm ngay
Hạn hôm nay phải xong trong ngày
08/09 còn thời gian

Bấm nút nào, lúc nào

Mới→ Đang làm→ Chờ duyệt→ Hoàn thành

Nút	Bấm khi nào
▶ Bắt đầu làm	Lúc bắt tay vào việc
⇪ Xong, chờ duyệt	Làm xong rồi — người giao sẽ kiểm tra và nghiệm thu
❚❚ Tạm dừng	Vướng gì phải dừng — nhớ viết lý do vào ô trao đổi

Vì sao mình không có nút “Hoàn thành”?

Việc do người khác giao thì người giao mới là người nghiệm thu. Nhờ vậy số liệu trong báo cáo là số thật, không ai tự chấm điểm cho mình. Việc tự mình tạo cho mình thì bấm hoàn thành luôn được.

Trong một việc còn có gì

Thanh tiến độ — kéo để báo đang làm được bao nhiêu phần trăm.
Các bước cần làm — tick xong từng bước, tiến độ tự chạy theo.
Trao đổi & nhật ký — có gì phát sinh tại công trình (khách đổi ý, thiếu vật tư, phải quay lại lần hai) thì viết một dòng vào đây. Sau này cần đối chiếu với khách là có bằng chứng.

Bảng theo dõi công việcTrang 3 / 4

Khai vật tư mang đi — mang về

Phần quan trọng nhất với anh em kỹ thuật

1

Lúc lấy hàng: khai Mang đi Mở việc → kéo tới mục Vật tư mang theo. Gõ vài chữ tên vật tư là hiện ra danh sách hàng trong kho để chọn — chọn xong tự điền đơn vị tính và hiện “kho còn bao nhiêu”. Chỉ việc điền số mang đi.

2

Xong việc: điền Mang về Còn thừa bao nhiêu mang về thì điền bấy nhiêu. Ô Đã dùng tự tính ra ngay, không phải bấm máy tính.

3

Bấm “Lưu vật tư” Không bấm là chưa lưu.

Mỗi vật tư một thẻ, điền số vào ô

Có hàng hỏng hoặc để lại công trình thì làm sao?

Ví dụ mang đi 5 camera, mang về 1 — phần mềm tự hiểu là dùng 4. Nhưng thực tế chỉ lắp 3, còn 1 cái hỏng. Khi đó gõ đè số 3 vào ô “Đã dùng”.

Công ty sẽ thấy lệch 1 và biết có một cái hỏng — thà báo thật còn hơn để cuối tháng kiểm kho không khớp rồi không ai nhớ vì sao.

5 điều nhớ là đủ

#	Việc
1	Sáng mở app xem việc của mình trước khi đi làm
2	Đi làm bấm Bắt đầu làm
3	Xong bấm Xong, chờ duyệt — ngay trong ngày
4	Có vật tư thì khai đủ mang đi và mang về
5	Vướng gì viết vào ô trao đổi của việc, đừng chỉ nhắn Zalo riêng

Hỏi nhanh

Quên mã PIN? Nhờ giám đốc đặt lại trong mục Nhân sự. Không ai xem lại được PIN cũ.

Mất điện thoại có mất việc không? Không. Dữ liệu nằm trên máy chủ, không nằm trong điện thoại — đăng nhập máy khác là thấy đủ.

Xem được việc của người khác không? Có — cả công ty nhìn chung một bảng để phối hợp. Nhưng chỉ người trong việc mới sửa được việc đó.

Bảng theo dõi công việcTrang 4 / 4