BẢNG THEO DÕI CÔNG VIỆC

Hướng dẫn dành cho giám đốc & quản lý

Toàn cảnh: 8 màn hình

Màn hình	Trả lời câu hỏi gì
Tổng quan	Hôm nay cả công ty đang thế nào? Ai quá hạn? Ai chờ tôi nghiệm thu?
Việc chờ	Những việc sắp phải làm nhưng chưa giao ai — sổ tay của sếp
Bảng việc	Kéo–thả theo trạng thái, nhìn cả đội trong một màn hình
Danh sách	Lọc, tìm, sắp xếp, xuất Excel
Lịch	Tháng này việc nào đến hạn ngày nào
Ma trận ưu tiên	Việc nào làm ngay, việc nào giao bớt, việc nào nên bỏ
Vật tư	Tháng này đã dùng hết bao nhiêu dây, bao nhiêu camera, lệch chỗ nào
Báo cáo	Ai làm được việc, ai hay trễ, loại việc nào hay tắc

Tổng quan — mở đầu ngày là nắm được toàn bộ

Ba con số nhìn trước tiên mỗi sáng

Của tôi quá hạn · Chờ tôi nghiệm thu (anh em đã báo xong, đang đợi mình duyệt) · và ô Cả công ty quá hạn ngay bên dưới. Nghiệm thu trong ngày thì anh em không phải chờ, số liệu cũng sạch.

Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 1

Giao việc

Nút + Tạo việc ở thanh trên cùng

Ba ô tối thiểu Tên việc · Người thực hiện · Hạn chót. Thiếu hạn chót thì phần mềm không chấm được đúng hạn hay trễ.

Điền thêm được thì càng tốt Loại việc, dự án / khách hàng, địa điểm, ước lượng số giờ — đây chính là thứ sau này cho ra báo cáo “loại việc nào hay trễ”, “khách nào tốn công nhất”.

Chia bước & khai vật tư Mỗi dòng trong ô Chia bước là một việc con — thợ tick dần, tiến độ tự chạy. Vật tư có thể khai sẵn hoặc để thợ tự khai lúc lấy hàng.

Đánh dấu Quan trọng / Khẩn cấp Hai ô này quyết định việc nằm ô nào trong Ma trận ưu tiên.

Form tạo việc — để ý nút ⏳ Cất vào Việc chờ ở chân form

Việc lặp lại — khai một lần dùng mãi

Bảo trì định kỳ thì chọn Lặp mỗi 3 tháng. Vừa bấm hoàn thành, phần mềm tự sinh việc kỳ sau với hạn đã dời đúng chu kỳ, các bước reset về chưa làm. Không bao giờ quên lịch bảo trì của khách nữa.

Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 2

Việc chờ — sổ tay của sếp

Nghĩ ra việc gì gõ ngay vào, khỏi sợ quên

Việc chưa biết giao ai, chưa có hạn thì đừng để trong đầu — gõ vào sổ Việc chờ. Việc trong sổ này không bị tính quá hạn, không vào báo cáo của ai, vì chưa giao cho ai cả.

Gõ một dòng, bấm Enter là xong

Ba lối đưa việc vào sổ chờ

#	Cách	Dùng khi
1	Vào mục Việc chờ → gõ tên việc → Enter	Nhanh nhất
2	Bấm + Tạo việc → điền → bấm ⏳ Cất vào Việc chờ	Đang định giao thì thấy chưa đến lúc
3	Mở việc đang chạy → ⏳ Cất lại vào Việc chờ	Việc phải hoãn vô thời hạn — thôi bị tính quá hạn

Khi nào làm thì bấm “Giao việc →”

Form mở ra với con trỏ sẵn ở ô người thực hiện, trạng thái đặt sẵn Mới. Chọn người + hạn rồi Lưu — việc rời sổ chờ và người đó nhận thông báo ngay.

⏰ Đặt nhắc cho việc chờ

Mỗi dòng có nút “+ Đặt nhắc”. Chọn giờ hoặc bấm nhanh Sau 1 giờ · Sau 3 giờ · Sáng mai 8h, chọn nhắc ai — đến giờ máy báo về điện thoại.

Người được nhắc phải đã bật thông báo trên máy của họ.

Hộp đặt nhắc

Ai được ghi vào sổ Việc chờ?

Mặc định: giám đốc và quản lý. Muốn cho thêm ai — ví dụ tổ trưởng hay nghĩ ra việc — thì vào Nhân sự → Sửa người đó → tick quyền “Thêm & quản lý Việc chờ”, không cần nâng lên làm Quản lý.

Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 3

Nhân sự & phân quyền

Chỉ giám đốc làm được

Mở tài khoản cho nhân viên

Nút “+ Tạo tài khoản cho nhân viên” có ở 4 chỗ: góc phải màn hình Tổng quan, thẻ mời giữa Tổng quan, đầu trang Nhân sự, và trong mục tài khoản.

Chỉ cần gõ họ tên — phần mềm tự gợi ý tên đăng nhập không dấu (Trần Quốc Vũ → vut), bấm “Tạo hộ” là sinh luôn mã PIN. Lưu xong hiện thẻ đăng nhập, bấm “Sao chép để gửi Zalo” rồi dán cho nhân viên.

Hoặc để nhân viên tự đăng ký

Ở màn hình đăng nhập có nút “Chưa có tài khoản? Tự tạo tài khoản”. Tài khoản họ tự tạo bị khoá cho tới khi anh bấm Duyệt — thẻ đỏ hiện ngay đầu màn hình Tổng quan kèm tên, số điện thoại, phòng ban. Bấm Duyệt là họ vào được, Từ chối là xoá hẳn.
Phải duyệt vì ai có đường link cũng tự tạo được tài khoản — không duyệt thì người lạ cũng xem được việc và khách hàng của công ty.

Ba vai trò và quyền chi tiết

Quyền	Giám đốc	Quản lý	Nhân viên
Giao việc cho người khác	✓	✓	–
Nghiệm thu việc (bấm Hoàn thành)	✓	✓	–
Thêm & quản lý Việc chờ	✓	✓	–
Xem báo cáo & nhật ký cả công ty	✓	✓	–
Xem tổng hợp vật tư công ty	✓	✓	✓
Xoá việc của người khác	✓	–	–
Quản lý nhân sự & cài đặt công ty	✓	–	–

Đó chỉ là mặc định. Vào Nhân sự → Sửa một người, kéo xuống mục Quyền chi tiết rồi tick / bỏ tick từng quyền cho riêng người đó.

Giám đốc luôn toàn quyền, không tắt được — để không bao giờ có chuyện lỡ tay tự khoá mình ra ngoài.

Nhân viên nghỉ việc: Sửa → chọn Khoá tài khoản (đừng xoá) — việc cũ vẫn giữ tên họ trong báo cáo, chỉ là không đăng nhập được nữa.

Quyền chi tiết từng người

Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 4

Vật tư & nối kho KiotViet

Mang đi − mang về = đã dùng thực tế

Cộng theo tên vật tư, lọc theo kỳ / người / dự án, xuất Excel

Cột “Lệch” là chỗ đáng nhìn nhất

Mang đi 5 camera, mang về 1 → lẽ ra dùng 4. Nhưng thợ khai chỉ lắp 3 → phần mềm hiện lệch 1 màu cam. Một cái hỏng hoặc thất lạc — biết ngay trong ngày chứ không đợi cuối tháng kiểm kho.

Nối với kho KiotViet

Nối vào thì thợ khai vật tư chọn từ danh mục thật của kho: tự điền đơn vị tính và hiện “kho còn N” — hết hàng thì chữ đỏ.

Lấy 3 thông tin trong KiotViet Vào Thiết lập cửa hàng → Thiết lập kết nối API, lấy Client ID, Client Secret, Retailer (tên gian hàng).

Dán vào Cài đặt Trong phần mềm: Cài đặt → Nối kho hàng KiotViet.

Kiểm tra rồi lấy hàng về Bấm Kiểm tra kết nối — nối được thì hiện thử vài mặt hàng. Rồi bấm ⭳ Lấy toàn bộ hàng về. Chọn “Bật” thì mỗi sáng tự lấy lại.

Cài đặt → Nối kho

Phần mềm chỉ ĐỌC kho về, không ghi gì sang KiotViet

Không trừ kho, không tạo phiếu, không sửa sổ sách bên đó. Số “đã dùng” vẫn là do thợ khai trong phần mềm này. Nếu trong KiotViet không thấy mục Thiết lập kết nối API thì gói đang dùng chưa có API, phải hỏi KiotViet nâng gói.

Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 5

Báo cáo & nếp làm việc

Nhìn số để quản, không quản bằng cảm giác

Màn hình Báo cáo trả lời được gì

Ai đang gánh nhiều việc nhất, ai đang rảnh — chia lại việc cho đều.
Tỉ lệ đúng hạn của từng người, từng phòng ban, từng loại việc.
Loại việc nào hay trễ nhất — chỗ đó cần thêm người hoặc sửa quy trình.
Nhịp việc 14 ngày: mỗi ngày tạo bao nhiêu, xong bao nhiêu.

Chọn kỳ ở góc phải: hôm nay / tuần này / tháng này / quý này / 30 ngày / toàn bộ. Bấm Xuất Excel (CSV) để lưu hoặc gửi đi.

Tỉ lệ đúng hạn chỉ đúng khi việc CÓ đặt hạn chót

Việc không đặt hạn thì phần mềm không chấm điểm được. Giao việc thì luôn đặt hạn, kể cả hạn rộng.

Bảng việc — kéo thẻ sang cột khác là đổi trạng thái

Nếp làm việc đề nghị cả công ty theo

#	Quy ước
1	Mọi việc giao cho nhau đều đưa lên phần mềm, không giao miệng rồi thôi
2	Giao việc là đặt hạn chót
3	Đi làm bấm Bắt đầu làm, xong bấm Xong, chờ duyệt — ngay trong ngày
4	Có vật tư thì khai đủ mang đi và mang về
5	Vướng gì viết vào ô trao đổi của việc, đừng chỉ nhắn Zalo riêng
6	Sếp nghiệm thu trong ngày để anh em không phải chờ

Ba tuần đầu nên làm thế này

Tuần 1: chỉ yêu cầu bấm Bắt đầu làm và Xong, chờ duyệt. Đừng đòi hỏi gì thêm.

Tuần 2: thêm khai vật tư mang đi – mang về.

Tuần 3: mở Báo cáo ra xem cùng anh em, chỉ cho họ thấy tỉ lệ đúng hạn của chính mình. Lúc đó phần mềm mới thành thói quen.

Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 6