QUẢN LÝ HÀNG HOÁ
Hướng dẫn cho giám đốc và quản lý kho — đọc một lượt, để bàn tra khi cần
hanghoa.
luutanhainam.com
App gom vào một chỗ những thứ trước đây nằm rải rác ở KiotViet, sổ tay và trong đầu anh em: tồn kho từng kho và từng
xe thợ, số serial và hạn bảo hành từng máy, công nợ khách và nhà cung cấp, giá vốn, lãi lỗ.
Chạy trên điện thoại lẫn máy tính, nhiều người dùng cùng lúc — hai người bán cùng một món cuối cùng thì chỉ một người bán được.
Tổng quan của giám đốc: doanh thu, lãi gộp, giá trị tồn, công nợ, hàng chờ thợ xác nhận, hàng sắp hết, hàng trên xe thợ
Menu bên trái
| Nhóm | Mục |
|---|
| Giao dịch | Hoá đơn · Nhập hàng · Chuyển kho · Khách trả hàng · Trả hàng NCC · Xuất huỷ · Kiểm kho — mỗi mục là danh sách phiếu đã lập, có nút lập phiếu mới |
| Danh mục | Hàng hoá · Kho & xe thợ · Khách hàng · Nhà cung cấp · Serial & bảo hành |
| Tiền & báo cáo | Sổ quỹ · Công nợ · Báo cáo (doanh thu, lãi lỗ, xuất nhập tồn) |
| Quản trị | Nhân sự · Nhật ký (ai làm gì lúc nào) · Cài đặt |
Ô tìm trên cùng tìm được mọi thứ: tên hàng, mã vạch, số serial, mã phiếu như HD000012. Số đỏ cạnh Chuyển kho là phiếu chờ thợ xác nhận; số cam cạnh Serial & bảo hành là máy đang bảo hành.
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 1 / 12
Ngày đầu tiên (1/3): mở app & cài đặt
Cả ngày đầu mất khoảng 1 giờ, làm theo đúng thứ tự
| # | Việc | Ở đâu | Trang |
|---|
| 1 | Tạo tài khoản giám đốc bằng mã khởi tạo | Mở link lần đầu | 2 |
| 2 | Điền thông tin in trên hoá đơn, chọn khổ giấy | Cài đặt | 2 |
| 3 | Đưa danh mục hàng + số tồn vào (từ KiotViet / Excel) | Hàng hoá → Nhập Excel | 3 |
| 4 | Khai nợ cũ của khách & nhà cung cấp, tiền đang có trong két | Khách hàng · Sổ quỹ | 3 |
| 5 | Tạo tài khoản cho từng người, tạo kho xe cho thợ | Nhân sự | 4 |
Bước 1 — Tạo tài khoản giám đốc
Mở hanghoa.luutanhainam.com, trang Cài đặt lần đầu hiện ra. Điền:
- Mã khởi tạo — mã 6 số người cài phần mềm gửi riêng cho anh.
Mã chỉ dùng được một lần, khi app chưa có tài khoản nào. Tạo xong là mã hết tác dụng,
người lạ có mở link cũng không chiếm được quyền.
- Tên cửa hàng — in trên đầu hoá đơn.
- Họ tên, tên đăng nhập (chữ thường không dấu, vd
luu) và mã PIN từ 4 số.
Giám đốc luôn toàn quyền
Không ai tắt được quyền của giám đốc, kể cả chính anh — không bao giờ có chuyện tự khoá mình ra ngoài.
Nên có thêm một người thứ hai vai trò giám đốc phòng khi anh quên PIN.
Cài đặt lần đầu
Bước 2 — Cài đặt
- Thông tin cửa hàng: địa chỉ, điện thoại, ngân hàng + số tài khoản (in cuối hoá đơn để khách chuyển khoản), lời cảm ơn cuối hoá đơn.
- Khổ giấy in hoá đơn: K80 (máy in nhiệt ở quầy) · A5 · A4. Các phiếu khác (nhập, chuyển, kiểm) in A5/A4.
- Cho bán khi kho không đủ hàng: nên để tắt. Tắt thì số tồn luôn đúng với hàng thật — bán quá số đang có là app chặn,
buộc anh em lên phiếu nhập trước. Hàng có serial và chuyển kho luôn bị chặn dù bật hay tắt.
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 2 / 12
Ngày đầu tiên (2/3): đưa hàng & số dư vào
Hàng, tồn kho, nợ cũ, tiền trong két
Bước 3 — Nhập danh mục hàng từ KiotViet hoặc Excel
1
Lấy file
KiotViet: Hàng hoá → Xuất file → tải về.
Excel đang dùng: cần ít nhất cột Tên hàng.
Chưa có gì thì bấm Tải file mẫu để điền.
2
Hàng hoá → “⤒ Nhập Excel” → Chọn file
App tự ghép cột: mã hàng, tên, mã vạch, nhóm, thương hiệu, ĐVT, giá bán, giá vốn, tồn kho, tồn tối thiểu,
bảo hành. Cột nào ghép sai thì chọn lại ở ô bên cạnh. Xem trước 8 dòng đầu cho chắc.
3
Chọn kho ghi số tồn → “Nhập vào”
Số tồn được ghi bằng một phiếu kiểm kho tồn đầu kỳ — có trong thẻ kho nhưng không tính vào lãi lỗ.
Nhập lại lần hai thì hàng trùng mã được cập nhật, không đẻ thêm bản mới.
Nhập file xuất từ KiotViet — app tự ghép cột
Hai việc làm ngay sau khi nhập
- Bật “Quản lý theo số serial” cho camera, đầu ghi, ổ cứng, router, máy tính: Hàng hoá → bấm vào hàng → Sửa.
Có thể gõ
có vào cột Có serial trong file cho nhanh.
- Điền “Tồn tối thiểu” cho hàng bán chạy — dưới mức này là Tổng quan báo Hàng sắp hết.
Bước 4 — Nợ cũ của khách và nhà cung cấp
Mở Khách hàng (hoặc Nhà cung cấp) → bấm vào tên → Điều chỉnh nợ → gõ số tiền đang nợ → lý do “Nợ đầu kỳ”.
Khách mới chưa có thì ＋ Thêm khách trước. Số dương = khách nợ mình (với NCC: mình nợ NCC). Gõ dấu trừ để giảm nợ.
Bước 5 — Tiền đang có trong két và trong tài khoản
Sổ quỹ → ＋ Phiếu thu → Đối tác: Không có → Danh mục chọn “Tồn quỹ đầu kỳ” → số tiền → hình thức.
Làm hai phiếu: một phiếu Tiền mặt (đếm két), một phiếu Chuyển khoản (số dư ngân hàng).
Nhớ chọn đúng danh mục “Tồn quỹ đầu kỳ”
Danh mục này không bị tính thành lợi nhuận. Chọn “Thu khác” thì báo cáo lãi lỗ tháng đầu sẽ tưởng anh vừa lãi thêm
đúng bằng số tiền trong két.
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 3 / 12
Ngày đầu tiên (3/3): nhân sự & phân quyền
Chỉ giám đốc làm được
Bước 6 — Tạo tài khoản cho từng người
1
Nhân sự → “＋ Tạo tài khoản”
Gõ họ tên — app tự gợi ý tên đăng nhập không dấu (Hoàng Văn Nam → namhv).
2
Chọn vai trò, bấm “Tạo hộ” để sinh mã PIN
Vai trò Thợ kỹ thuật thì tick “Tạo kho xe riêng” — mỗi thợ một kho xe mang tên mình.
3
Bấm “Tạo tài khoản” → “⧉ Sao chép” → dán Zalo gửi người đó
Tin nhắn có sẵn địa chỉ, tên đăng nhập, mã PIN. Kèm tờ Hướng dẫn nhân viên cho họ đọc.
Nhân viên nghỉ việc
Nhân sự → bấm vào người đó → tick Khoá tài khoản. Đừng xoá: hoá đơn cũ vẫn giữ tên họ.
Khoá xong họ bị đăng xuất khỏi mọi máy ngay. Nhớ thu hết hàng trên xe về kho trước khi khoá.
Quên PIN: mở người đó → gõ PIN mới vào ô Đặt lại mã PIN → Lưu.
Tạo tài khoản thợ, kèm kho xe và quyền chi tiết
Quyền mặc định của 3 vai trò
| Quyền | Quản lý kho | Bán hàng | Thợ |
|---|
| Xem giá vốn, giá nhập, lãi lỗ · báo cáo | ✓ | – | – |
| Thêm / sửa hàng hoá, giá bán · nhập hàng, trả NCC | ✓ | – | – |
| Bán hàng / lắp cho khách | ✓ | ✓ | ✓ từ xe mình |
| Đổi giá bán & giảm giá khi lên đơn | ✓ | ✓ | – |
| Chuyển kho (giao hàng cho thợ, thợ trả về) | ✓ | ✓ | ✓ từ xe mình |
| Nhận khách trả hàng · thu nợ khách | ✓ | ✓ | – |
| Xuất huỷ · kiểm kho · huỷ phiếu · sổ quỹ · nhà cung cấp | ✓ | – | – |
| Tiếp nhận & xử lý bảo hành, tra serial | ✓ | ✓ | ✓ |
| Nhân sự, kho, cài đặt, tải sao lưu | – | – | – |
Đó là mặc định. Muốn cho riêng ai thêm/bớt — ví dụ cho một nhân viên quầy tin cậy xem giá vốn — mở người đó,
tick lại trong Quyền chi tiết. Dòng nào khác mặc định có dấu ⚑. Mọi quyền đều chặn ở máy chủ, không chỉ ẩn nút.
Người không có quyền xem giá vốn thì không thấy giá nhập ở bất cứ đâu: danh mục, phiếu nhập, thẻ kho, báo cáo.
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 4 / 12
Nhập hàng & giá vốn
Hàng về từ nhà cung cấp
Phiếu nhập: 6 camera quét serial từng chiếc, trả trước 2 triệu, còn nợ NCC 3,7 triệu
1
Nhập hàng → “＋ Lập phiếu” → chọn kho nhập và nhà cung cấp
NCC mới thì gõ tên rồi bấm ＋ Thêm NCC mới. Ô NCC hiện luôn số mình đang nợ họ.
2
Thêm hàng, gõ giá nhập theo hoá đơn NCC
Hàng có serial: hộp serial mở ra — quét lần lượt từng hộp, hoặc dán cả danh sách serial NCC gửi
(mỗi dòng một số). Số lượng tự bằng số serial. App chặn serial trùng với máy đang có trong kho.
3
Chiết khấu, đã trả, lưu
Giảm giá / chiết khấu cả phiếu được chia đều vào giá vốn từng món. Đã trả NCC đặt sẵn bằng tổng —
trả một phần thì gõ số thật, phần còn lại tự thành nợ NCC. Tiền đã trả tự ghi vào sổ quỹ.
Giá vốn tự tính — không phải gõ tay
App tính giá vốn bình quân trên toàn bộ các kho mỗi lần nhập. Ví dụ đang còn 5 camera vốn 320.000đ, nhập thêm 12 chiếc giá 330.000đ:
(5 × 320.000 + 12 × 330.000) ÷ 17 = 327.059đ / chiếc
Mọi hoá đơn bán sau đó lấy giá vốn này để tính lãi. Bán, chuyển kho, kiểm kho không làm đổi giá vốn;
chỉ nhập hàng, khách trả hàng và trả hàng NCC mới đổi.
Trả hàng cho nhà cung cấp
Menu Trả hàng NCC → chọn NCC → thêm hàng + serial máy trả → gõ giá trả → NCC đã hoàn là tiền họ trả lại;
để 0 thì trừ thẳng vào nợ mình đang nợ họ. Máy trả đi được ghi trạng thái Đã trả NCC.
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 5 / 12
Hàng hoá & serial
Danh mục, tồn từng kho, lịch sử từng món
Tồn đỏ = hết hàng · cam = dưới mức tối thiểu · hàng nằm nhiều kho thì hiện chi tiết từng kho dưới tên
- Lọc: theo nhóm, theo kho (Tồn: Xe Phạm Văn Tuấn…), theo tình trạng: còn hàng · hết hàng · sắp hết · có serial · ngừng kinh doanh.
- ⤓ Xuất Excel ra đúng danh sách đang lọc, có cột tồn từng kho. Nhóm hàng để thêm / đổi tên / xoá nhóm.
- ＋ Thêm hàng: tên, mã (bỏ trống tự sinh
SP000001), mã vạch trên hộp (bấm ▦ quét cho nhanh), nhóm, ĐVT, giá bán,
tồn tối thiểu, bảo hành (tháng), quản lý theo serial. Giá vốn chỉ gõ được lúc hàng chưa có tồn — sau đó app tự tính.
- Xoá hàng đã từng có giao dịch thì app chỉ chuyển sang Ngừng kinh doanh để giữ lịch sử.
Bấm vào một mặt hàng
- Thông tin — giá bán, giá vốn, lãi mỗi chiếc.
- Tồn kho & serial — tồn từng kho, danh sách serial đang trong kho (bấm vào serial để tra).
- Thẻ kho — từng lần hàng vào ra: phiếu nào, ngày nào, kho nào, tồn sau bao nhiêu. Chỗ này để truy khi thấy lệch.
Hàng tồn cũ chưa có số serial
Số tồn nhập từ Excel/KiotViet thường không kèm serial. App gọi đó là hàng chưa khai serial và vẫn cho bán: lúc bán, quét serial
trên hộp → app nhận (hiện màu cam) và từ đó chiếc máy có sổ bảo hành. Muốn khai hết một lần thì làm kiểm kho và quét serial từng máy (trang 8).
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 6 / 12
Kho & hàng trên xe thợ
Biết từng thợ đang giữ những gì
Mỗi thợ có một kho xe. Giao hàng cho thợ = chuyển kho từ Kho cửa hàng sang kho xe. Thợ lắp cho khách thì lên hoá đơn
từ kho xe, thừa thì chuyển ngược về. Thợ chỉ làm phiếu được trên xe của chính mình.
Giao hàng lên xe
Chuyển 3 camera (đúng 3 serial), dây, jack, hộp kỹ thuật lên xe thợ Tuấn
1
Chuyển kho → Lập phiếu → Từ kho: Kho cửa hàng → Đến kho: Xe …
Thêm hàng, hàng có serial thì chọn đúng máy đưa cho thợ. Lưu phiếu (hoặc 🖨 In để thợ ký nhận).
2
Thợ đếm hàng rồi bấm “Đã nhận đủ hàng” trên điện thoại
Chưa bấm thì phiếu hiện Chờ thợ xác nhận, menu Chuyển kho có số đỏ, Tổng quan có thẻ nhắc.
Hàng đã nằm trên xe ngay khi lưu — xác nhận là để rõ trách nhiệm.
Xem, thu hàng, kiểm xe
Menu Kho & xe thợ → bấm vào thẻ một kho
- Giao thêm hàng — mở sẵn phiếu chuyển từ cửa hàng lên xe này.
- Thu hàng về kho — điền sẵn toàn bộ hàng trên xe, chỉ việc sửa số giữ lại. Dùng khi thợ nghỉ phép, nghỉ việc, hoặc cuối tháng dọn xe.
- Kiểm kho — kiểm đúng xe này (trang 8). Sửa kho — đổi tên, đổi thợ giữ, ngừng dùng (kho phải hết hàng mới ngừng được).
- Thêm kho mới (kho phụ, kho công trình): ＋ Thêm kho ở đầu trang.
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 7 / 12
Kiểm kho · xuất huỷ · huỷ phiếu
Giữ số trong app khớp với hàng thật
Kiểm kho
Cột giữa là số hệ thống, ô bên phải gõ số đếm thực tế — lệch hiện đỏ/xanh
1
Kiểm kho → Lập phiếu → chọn kho
Kiểm vài món: tìm / quét từng món. Kiểm cả kho: bấm “＋ Thêm mọi hàng đang có trong kho” — số thực tế đặt sẵn bằng số hệ thống, chỉ sửa dòng nào lệch.
2
Hàng có serial: quét serial từng máy đang có
Quét đủ bằng số thực tế thì chiếc nào không được quét sẽ bị ghi Mất. Quét thiếu thì app không đoán — chỉ chỉnh số lượng.
3
Tick “Chỉ hiện dòng lệch” soát lại → Lưu phiếu
Tồn được chỉnh theo số thực tế. Giá trị chênh lệch đi vào lãi lỗ, dòng Chênh lệch kiểm kho.
Đang khai hàng lúc mới dùng app thì tick Khai tồn đầu kỳ để khỏi bị tính lãi/lỗ.
Xuất huỷ
Hàng hỏng, mất, lấy dùng nội bộ, đổi bảo hành cho khách: Xuất huỷ → Lập phiếu → chọn lý do → thêm hàng (+ serial) → Lưu.
Giá vốn hàng huỷ hiện ở lãi lỗ, dòng Hàng xuất huỷ — cuối tháng nhìn là biết hỏng mất bao nhiêu tiền.
Huỷ phiếu lập sai
Mở phiếu → Huỷ phiếu → gõ lý do. App trả lại mọi thứ như trước: tồn kho, serial, công nợ, tiền trong sổ quỹ.
Phiếu huỷ vẫn nằm lại, gạch ngang, ghi ai huỷ lúc nào.
- Hàng của phiếu đã bán/chuyển tiếp → app bắt huỷ phiếu sau trước.
- Hoá đơn đã có phiếu khách trả → huỷ phiếu trả trước.
- Không có nút “sửa phiếu”: bấm ⧉ Sao chép ra phiếu mới giống hệt, sửa rồi lưu, sau đó huỷ phiếu cũ.
Chi tiết hoá đơn: nút Huỷ phiếu, Sao chép,
Khách trả hàng, In — kèm giá vốn và lãi
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 8 / 12
Công nợ & sổ quỹ
Ai nợ mình, mình nợ ai, két còn bao nhiêu
Công nợ
Menu Công nợ liệt kê khách đang nợ và NCC mình đang nợ. Bấm vào tên để mở hồ sơ:
- Tab Công nợ — từng lần phát sinh: hoá đơn ghi nợ, phiếu trả hàng, lần thu, lần điều chỉnh, và nợ còn lại sau mỗi lần.
- ₫ Thu nợ (khách) · ₫ Trả nợ NCC — lập phiếu thu/chi, nợ giảm ngay.
- Điều chỉnh nợ — ghi nợ đầu kỳ hoặc sửa lệch, bắt buộc có lý do.
- Khách hàng còn tab Serial đã mua — mọi máy khách đã mua kèm hạn bảo hành.
Nợ âm (màu xanh) = khách đang dư tiền, ví dụ khách trả trước rồi huỷ đơn.
Hồ sơ khách: nợ 3,3tr → trả hàng −440k → thu 2tr
Sổ quỹ
Tồn đầu kỳ · tổng thu · tổng chi · tồn cuối kỳ, và số dư riêng tiền mặt / chuyển khoản
- Tự ghi: tiền bán hàng, tiền trả NCC khi nhập, tiền trả lại khách — không phải lập tay. Phiếu kiểu này muốn huỷ thì huỷ phiếu gốc.
- ＋ Phiếu thu / − Phiếu chi cho các khoản khác. Chọn danh mục có sẵn: Lương nhân viên · Thuê mặt bằng · Tiền điện, nước, mạng ·
Xăng xe, vận chuyển · Mua đồ dùng · Ăn uống, tiếp khách… Phiếu chi chi phí được trừ vào lợi nhuận trong báo cáo.
- Cuối ngày: lọc Hôm nay + Tiền mặt → so Tồn cuối kỳ với tiền thật trong két.
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 9 / 12
Báo cáo
Chọn khoảng ngày ở ô đầu tiên · mọi báo cáo đều ⤓ Xuất Excel được
Lãi lỗ tháng này
Lãi lỗ — đọc từ trên xuống
| Tiền hàng bán ra |
| − Giảm giá − Khách trả hàng |
| = Doanh thu thuần |
| − Giá vốn hàng bán |
| = Lãi gộp |
| − Hàng xuất huỷ ± Chênh lệch kiểm kho |
| + Thu khác − Chi phí (lương, mặt bằng…) |
| = LỢI NHUẬN |
Chi phí chỉ đúng khi anh em lập đủ phiếu chi trong Sổ quỹ. Khung bên phải báo cáo liệt kê từng khoản thu chi khác.
Doanh thu
Xem theo ngày · tháng · mặt hàng · nhóm hàng · nhân viên · khách hàng · kho, mỗi dòng có doanh thu, giá vốn, lãi gộp.
Theo nhân viên dùng để tính thưởng doanh số; theo mặt hàng biết món nào lãi thật.
Xuất nhập tồn
Từng mặt hàng: tồn đầu · nhập mua · khách trả · kiểm tăng · bán · trả NCC · huỷ · kiểm giảm · tồn cuối · giá trị
Chọn Mọi kho để xem cả công ty (chuyển kho qua lại không tính). Chọn một kho — ví dụ một xe thợ — thì có thêm cột
chuyển đến / chuyển đi: nhận bao nhiêu, bán bao nhiêu, trả về bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Cuối tháng xuất Excel lưu lại.
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 10 / 12
Serial & bảo hành
Lý lịch từng chiếc máy, từ lúc nhập tới lúc bảo hành
Một chiếc camera: nhập từ An Phát 18/08 → lên xe thợ Tuấn → lắp cho Nhà nghỉ Tràng An → đang gửi hãng bảo hành
- Hạn bảo hành = ngày bán + số tháng bảo hành của mặt hàng. Muốn đổi thời hạn thì sửa ở hàng hoá — áp cho máy bán từ đó về sau.
- Máy khách trả lại thì hạn bảo hành cũ bị xoá; bán lần sau tính hạn mới.
- Thẻ serial hiện nhà cung cấp và ngày nhập (chỉ người xem được giá vốn mới thấy) — gửi bảo hành ngược lên NCC là có sẵn thông tin.
- Mỗi phiếu bảo hành có lịch sử ai đổi trạng thái lúc nào, kết quả xử lý, chi phí thu khách và nút 🖨 In phiếu tiếp nhận.
| Quy trình gợi ý |
|---|
| Mới tiếp nhận → Đang kiểm tra / sửa → Đã gửi hãng |
| → Xong, chờ trả khách → Đã trả khách hoặc Từ chối |
Mỗi sáng lướt qua
Tổng quan hiện Bảo hành đang xử lý và số phiếu quá hẹn. Trong danh sách, ngày hẹn quá hạn hiện đỏ —
gọi khách báo trước khi khách gọi mình.
Cập nhật phiếu bảo hành
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 11 / 12
Nếp làm việc & giữ dữ liệu an toàn
Phần mềm chỉ đúng khi dùng đều tay
Việc định kỳ của quản lý kho
| Khi nào | Làm gì | Ở đâu |
|---|
| Mỗi sáng | Lướt Tổng quan: hàng sắp hết (lập phiếu nhập ngay từ thẻ đó), phiếu chờ thợ xác nhận, bảo hành quá hẹn | Tổng quan |
| Cuối ngày | Đếm két, so với tồn cuối kỳ tiền mặt. Lệch thì dò phiếu thu/chi trong ngày | Sổ quỹ |
| Cuối tuần | Kiểm xe từng thợ và nhóm hàng đắt tiền (camera, đầu ghi, ổ cứng) có quét serial. Gọi thu nợ khách quá lâu | Kiểm kho · Công nợ |
| Cuối tháng | Xuất Excel lãi lỗ + xuất nhập tồn. Thu dọn xe thợ. Tải bản sao lưu | Báo cáo · Cài đặt |
Tuần đầu chạy thật
1
Ngày 1 — dựng xong nền
Làm đủ 6 bước ở trang 2–4. Phát Hướng dẫn nhân viên cho từng người, ngồi 15 phút cho mỗi người lên thử một hoá đơn nháp rồi bấm Làm lại.
2
Ngày 2 đến 5 — chỉ đòi hỏi 2 thứ
Đơn nào cũng lên hoá đơn; hàng lên xe nào cũng qua phiếu chuyển kho. Chưa cần báo cáo, chưa cần phiếu chi. Tối nào cũng mở danh sách hoá đơn xem có ai quên không.
3
Cuối tuần 1 — kiểm kho lần đầu
Kiểm camera, đầu ghi, ổ cứng có quét serial từng máy → khai luôn serial cho hàng tồn cũ. Lệch nhiều thì xem thẻ kho từng món để tìm phiếu bị quên.
4
Từ tuần 2 — thêm sổ quỹ và bảo hành
Lập phiếu chi cho chi phí, tiếp nhận bảo hành qua app. Cuối tháng đầu tiên mở báo cáo lãi lỗ.
Dữ liệu nằm ở đâu, có mất không?
Toàn bộ dữ liệu nằm trên máy chủ Cloudflare, không nằm trong điện thoại ai. Điện thoại hỏng, nhân viên nghỉ — dữ liệu còn nguyên.
Máy chủ tự giữ lịch sử để khôi phục trong 30 ngày gần nhất.
Giám đốc thêm một lớp nữa: Cài đặt → Tải bản sao lưu mỗi tháng một lần, cất file vào Google Drive.
Ai đó làm sai, tìm ra thế nào?
Menu Nhật ký ghi mọi thao tác: ai lập, ai huỷ phiếu nào, ai sửa giá, ai điều chỉnh nợ, ai đăng nhập sai PIN — kèm giờ.
Phiếu nào cũng ghi người lập và nhân viên bán.
Hỏi nhanh cho quản lý
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|
| Bán rồi mới nhớ ra chưa nhập phiếu nhập | Lập phiếu nhập, ô Ngày giờ chọn lùi về ngày hàng về thật (chỉ người có quyền huỷ phiếu mới lùi ngày được) |
| Muốn bán trước, nhập giấy tờ sau | Cài đặt → bật Cho bán khi kho không đủ hàng. Nhớ tắt lại khi nhập xong kẻo tồn âm kéo dài |
| Nhà cung cấp đổi máy bảo hành (serial mới) | Trả hàng NCC máy cũ (giá 0) + nhập máy mới (giá 0) — lịch sử cả hai máy đều giữ lại |
Hướng dẫn giám đốc & quản lý khoTrang 12 / 12
