QUẢN LÝ QUÁN KARAOKE

Hướng dẫn cho phục vụ và thu ngân — đọc 15 phút là dùng được

Phần mềm
HANA

Từ nay mọi phòng, mọi món, mọi đồng tiền đều đi qua app

Mở phòng, gọi món, mang món, thu tiền, đặt phòng — làm trên điện thoại hoặc máy tính ở quầy. Đồng hồ từng phòng tự chạy, tiền giờ tự tính, quầy thấy ngay món vừa gọi. Không phải ghi sổ.

5 điều phải nhớ

1

Khách vào phòng là bấm mở phòng ngay Đồng hồ tính từ lúc bấm. Quên bấm thì phải nhờ quản lý sửa giờ vào — và lần sửa đó được ghi lại.

2

Khách gọi món nào cũng bấm “Gọi món” trên app trước, rồi mới lấy ở quầy Món không có trong app thì không có trong hoá đơn — quán mất tiền, kho bia nước lệch.

3

Gọi nhầm thì bớt ngay trong 5 phút Món mình gọi, trong 5 phút: tự bớt được. Quá 5 phút phải nhờ thu ngân hoặc quản lý, và phải ghi lý do.

4

Thu ngân: đầu ca bấm “Mở ca”, cuối ca đếm két rồi “Chốt ca” Chưa mở ca thì chưa thu tiền được. Chốt ca gõ đúng số tiền đếm được trong két.

5

Khách chuyển khoản: thấy tin báo tiền về rồi mới bấm “Thu” Đừng tin ảnh chụp màn hình khách đưa — chờ tin báo đã nhận tiền.

Mọi thao tác đều ghi tên người làm và giờ làm

Sửa giờ, bớt món, tạm dừng giờ, huỷ lượt, két lệch — chủ quán xem được hết trong mục Kiểm soát thất thoát. Làm đúng thì không ai phải nghi ai.

Ai được làm gì

Việc	Phục vụ	Thu ngân
Mở phòng · chuyển phòng · gộp phòng · tạm dừng giờ · gọi món · báo đã mang món	✓	✓
Bớt món mình gọi trong 5 phút · huỷ lượt mở nhầm (chưa gọi món, mở chưa quá 15 phút)	✓	✓
Bớt món người khác gọi, hoặc đã gọi quá 5 phút	–	✓
Tính tiền · thu tiền · xem và in lại hoá đơn · mở ca, chốt ca	–	✓
Nhận đặt phòng · thu cọc · xem danh sách khách hàng	–	✓
Sửa giờ vào · giảm giá, phụ thu · huỷ hoá đơn	quản lý, chủ quán

Quyền mặc định — chủ quán có thể cho riêng từng người thêm hoặc bớt. Mục không có quyền thì không hiện trên menu.

Tài khoản của tôi

Địa chỉ phần mềm

Tên đăng nhập

Mã PIN

Vai trò☐ Phục vụ ☐ Thu ngân ☐ Quản lý

Ảnh minh hoạ dùng dữ liệu mẫu (quán, tên người, số điện thoại, số tài khoản đều là giả). Đừng cho người khác xem tờ đã ghi mã PIN.

Quản lý quán karaoke · Hướng dẫn nhân viênTrang 1 / 8

Mở app & đọc sơ đồ phòng

Cài lên điện thoại một lần, khoảng 2 phút

1

Mở trình duyệt, gõ địa chỉ Android dùng Chrome, iPhone dùng Safari. Gõ địa chỉ phần mềm của quán (chủ quán đưa — ghi ở trang 1).

2

Đăng nhập Gõ tên đăng nhập và mã PIN → Đăng nhập. Gõ sai PIN 8 lần liền thì tài khoản bị khoá 15 phút.

3

Đưa ra màn hình chính cho giống ứng dụng Android: bấm dấu ⋮ góc trên → Thêm vào màn hình chính.
iPhone: bấm nút Chia sẻ ⬆ → Thêm vào MH chính.
Lần sau bấm biểu tượng chữ H xanh (logo HANA, tên Karaoke) là vào thẳng.

Đăng nhập một lần, dùng 60 ngày

App tự giữ đăng nhập. Muốn đổi mã PIN hoặc đăng xuất (máy dùng chung): bấm vòng tròn chữ cái tên mình ở góc phải trên cùng.

Màn đăng nhập

Thanh trên cùng

Từ trái sang: tên quán · ca đang mở (mã ca, ai mở, từ mấy giờ — chưa mở thì hiện “Chưa mở ca — bấm để mở”) · thứ, ngày, giờ · nút 📅 Đặt phòng · vòng tròn chữ cái = tài khoản của bạn. Trên điện thoại, ô ca hiện gọn “Ca mở 13:50”.

Sơ đồ phòng — màn hình chính

Sơ đồ phòng trên điện thoại

Chữ trên thẻ phòng	Nghĩa là
Trống	Sẵn sàng. Bấm vào để mở phòng.
Đang hát	Đồng hồ đang chạy.
Tạm dừng	Đồng hồ đang đứng (hỏng thiết bị, mất điện…).
Chờ thanh toán	Thu ngân đã bấm Tính tiền, chờ thu. Thẻ hiện Phải thu.
Chờ dọn	Khách vừa về (thẻ sọc chéo). Dọn xong bấm báo.
Bảo trì	Tạm ngừng nhận khách.
Đặt trước	Có khách đặt, sắp tới giờ hẹn (hiện từ 2 tiếng trước).

Đọc thẻ phòng đang hát

2g53 = đã hát 2 giờ 53 phút. Chưa đủ 1 giờ thì hiện số phút, vd 56 phút.
Tạm tính = tiền giờ + tiền món tính tới lúc này.
🍺 2 = còn 2 món chưa mang ra phòng.
Dòng dưới: tên khách, số người, vào 13:43 = giờ vào.

Bấm các nút Trống · Đang hát · Chờ dọn… phía trên để lọc. Sơ đồ tự cập nhật vài giây một lần giữa các máy — không cần tải lại trang.

Thanh dưới cùng điện thoại: Phòng · Món chờ · Đặt phòng · Hoá đơn · Thêm (Thêm = mở toàn bộ menu, có mục 📖 Hướng dẫn sử dụng để xem lại tờ này).

Quản lý quán karaoke · Hướng dẫn nhân viênTrang 2 / 8

Phục vụ: mở phòng cho khách

Khách vào là mở ngay — đồng hồ tính từ lúc bấm

1

Bấm vào phòng Trống Thẻ viền xanh lá, chữ “Bấm để mở phòng”. Hộp 🎤 Mở P104 hiện ra.

2

Khách có đặt trước? Hộp xanh “Có khách đặt trước” hiện ở trên cùng. Hỏi đúng tên rồi bấm vào phiếu đặt đó (viền hồng) — tên, số điện thoại, số người tự điền. Tiền cọc tự trừ lúc thanh toán.

3

Khách quen: gõ số điện thoại Gõ 3–4 số đầu là tên khách hiện ra → bấm vào tên. Dòng hồng “Khách quen · đã đến 8 lần · được giảm 5%” — thu ngân sẽ giảm lúc thu tiền.

4

Bấm “🎤 Mở phòng & bắt đầu tính giờ” Số người, ghi chú (sinh nhật, cần thêm micro…) gõ nếu có. Khách lẻ không cần gõ gì cũng mở được. Thẻ phòng chuyển sang Đang hát.

Khách đặt trước:
bấm vào phiếu đặt

Khách quen:
gõ số điện thoại là hiện tên

Phòng hiện 📅 “Đặt trước” (xanh dương)

Phòng đang giữ cho khách sắp đến — thẻ ghi giờ hẹn và tên khách. Có khách khác muốn vào phòng này thì hỏi thu ngân trước.

Khách vào rồi mà quên bấm mở phòng?

Mở phòng ngay và báo quản lý. Chỉ quản lý hoặc chủ quán sửa được giờ vào cho đúng giờ khách vào. Mọi lần sửa đều ghi lại người sửa, giờ cũ và giờ mới.

Phòng chờ dọn

Bấm vào phòng chờ dọn

Thu tiền xong, phòng chuyển sang Chờ dọn (thẻ sọc chéo xám).

Dọn xong: bấm vào phòng → ✓ Đã dọn xong. Phòng về Trống, thu ngân biết phòng đã sẵn sàng.
Có khách mới đang đứng chờ: bấm Mở phòng cho khách mới luôn.

Phòng bảo trì

Phòng hỏng loa, màn hình… được quản lý đặt Bảo trì, thẻ ghi lý do (vd “Hỏng loa sub, chờ thợ”). Phòng bảo trì không mở được. Thấy thiết bị phòng nào hỏng thì báo quản lý.

Quản lý quán karaoke · Hướng dẫn nhân viênTrang 3 / 8

Phục vụ: gọi món & mang món

Món nào cũng bấm trên app — quầy thấy ngay, hoá đơn không sót

① Bấm vào phòng đang hát

② Bấm vào món cần gọi

③ Kéo xuống, kiểm lại, gửi

Quầy bar: Món chờ mang

Gọi món

1

Bấm vào phòng → “＋ Gọi món” Màn chi tiết phòng có: đồng hồ, giờ vào, khách, Món đã gọi (giờ gọi, người gọi, chữ hồng chờ mang), Tiền giờ, Tạm tính.

2

Chọn món Bấm nhóm (Bia, Nước ngọt, Trái cây…) hoặc gõ tên vào ô Tìm món. Mỗi lần bấm vào ô món là thêm 1 — số hồng ở góc là số lượng. “Còn 155 Lon” = số trong kho; chữ đỏ “Còn 8 Lon”, “Hết hàng” = sắp hết, đã hết.

3

Kiểm lại ở “Món sắp gửi” Sửa số bằng − ＋. Gõ ghi chú từng món nếu cần (vd lấy loại lạnh).

4

Bấm “Gửi 3 món · 190.000” Món hiện ngay ở màn Món chờ mang của quầy và vào hoá đơn của phòng.

Quầy bar: Món chờ mang

Menu Món chờ mang (điện thoại: nút Món chờ). Số đỏ = số món đang chờ.
Món xếp theo phòng: số lượng, tên món, ghi chú (chữ vàng), giờ gọi, người gọi, chờ bao nhiêu phút.
Mang ra phòng xong: tick từng món, hoặc bấm Mang hết của phòng đó. Mang xong mọi phòng: ✓ Đã mang tất cả.
Món chờ từ 10 phút trở lên hiện chữ vàng — mang ngay.
Trên sơ đồ, thẻ phòng hiện 🍺 3 = còn 3 món chưa mang.

Khách gọi miệng lúc đang bận?

Vẫn bấm vào app trước rồi mới lấy món ở quầy. Món không có trong app thì không có trong hoá đơn.

Phục vụ không có nút Tính tiền: khách báo về thì báo thu ngân.

Quản lý quán karaoke · Hướng dẫn nhân viênTrang 4 / 8

Bớt món · chuyển · gộp · tạm dừng · huỷ

Các nút ở cuối màn chi tiết phòng

Bớt món gọi nhầm

Bấm nút − cuối dòng món → gõ số lượng bớt, lý do → Bớt món. Món bớt tự trả về kho.

Món mình gọi, trong 5 phút: tự bớt, lý do không bắt buộc.
Món người khác gọi, hoặc quá 5 phút: hiện hộp vàng — nhờ thu ngân / quản lý bớt, phải ghi lý do, được ghi vào Kiểm soát.

Chuyển phòng

Khách muốn đổi phòng: ⇄ Chuyển phòng → bấm phòng muốn sang → Chuyển phòng.

Giờ ở phòng cũ tính tới lúc chuyển. Từ lúc chuyển tính theo giá phòng mới. Món đã gọi đi theo khách. Phòng đã bấm Tính tiền thì phải Hát tiếp trước rồi mới chuyển được.

Gộp phòng

Hai phòng muốn trả chung một hoá đơn: mở phòng sẽ trả tiền → ⊕ Gộp phòng → bấm phòng kia → Gộp phòng.

Tiền giờ, món và cọc của phòng kia dồn sang. Phòng kia dừng giờ, chuyển Chờ dọn. Không tách lại được — hỏi kỹ khách trước khi bấm.

Tạm dừng giờ

Phòng hỏng loa, mất điện…: ⏸ Tạm dừng giờ → Tạm dừng. Đồng hồ đứng, phút dừng không tính tiền. Sửa xong bấm ▶ Tính giờ tiếp.

Mỗi lần tạm dừng được ghi vào Kiểm soát. Chỉ dừng khi có lý do thật.

Huỷ lượt (mở nhầm phòng)

⋯ Thêm → Huỷ lượt (mở nhầm) → lý do → Huỷ lượt hát. Lượt huỷ không có hoá đơn.

Tự huỷ được khi phòng chưa gọi món và mở chưa quá 15 phút (quá 5 phút thì ghi lý do). Đã gọi món hoặc quá 15 phút: chỉ quản lý huỷ được.

Nút ⋯ Thêm

Sửa thông tin khách — tên, SĐT, số người, ghi chú.
In phiếu tạm tính — khách muốn xem trước.
Lịch sử thao tác — ai đã làm gì với phòng này.
Huỷ lượt (mở nhầm).

Khách đã bấm Tính tiền mà muốn hát thêm

Bấm vào phòng (đang Chờ thanh toán) → 🎤 Hát tiếp. Đồng hồ chạy lại từ lúc chốt giờ, không mất phút nào. Muốn gọi thêm món thì bấm Gọi thêm món.

Quản lý quán karaoke · Hướng dẫn nhân viênTrang 5 / 8

Thu ngân: mở ca, tính tiền, thu tiền

Làm trên máy tính ở quầy — điện thoại cũng làm được

Đầu ca: mở ca

Bấm ô “Chưa mở ca — bấm để mở” trên cùng (hoặc menu Ca thu ngân). Đếm tiền lẻ để sẵn trong két, gõ vào ô Tiền đầu ca → Mở ca. Ô trên cùng đổi thành “Ca CA00014 · tên bạn · từ 13:50”. Chưa mở ca thì chưa thu tiền được.

Tính tiền khi khách về

1

Bấm vào phòng → “💰 Tính tiền” Đồng hồ dừng. Phòng chuyển Chờ thanh toán, thẻ phòng hiện Phải thu.

2

Đọc lại cho khách Giờ vào – ra, tiền từng khung giờ, từng món. Khách muốn xem giấy: 🖨 In tạm tính.

3

Bấm “💰 Thu tiền” Khách còn muốn hát: 🎤 Hát tiếp — không mất phút nào.

Phòng P105 đã chốt giờ, chờ thu tiền

Thu tiền: khách trả bằng gì

Tiền mặt: bấm nút mệnh giá khách đưa (vd 1.000.000) hoặc gõ vào ô Khách đưa → app hiện Trả lại khách. Bấm Thu 842.000.

Chuyển khoản: mã QR có sẵn số tiền và nội dung. Khách quét → chờ tin báo ngân hàng tiền đã về → bấm Thu. Thẻ: quẹt máy POS, in xong biên lai rồi bấm Thu.

Khách quen: ô “Giảm 5% theo thẻ khách quen” tự tick sẵn, dòng Giảm giá hiện ngay. Thu ngân không tự giảm giá khác được — cần quản lý hoặc chủ quán.

Kết hợp: một phần tiền mặt, phần còn lại chuyển khoản. Gõ một ô, ô kia tự điền phần còn lại.

Mấy trường hợp hay gặp

Có tiền cọc: dòng Trừ tiền cọc tự trừ. Cọc nhiều hơn hoá đơn: app báo trả lại khách phần thừa.
Có người vừa gọi thêm món đúng lúc đang thu: app báo hoá đơn vừa thay đổi và nạp số mới — đọc lại rồi bấm Thu.

Quản lý quán karaoke · Hướng dẫn nhân viênTrang 6 / 8

Thu ngân: in hoá đơn & đặt phòng

Nhận khách đặt trước, giữ phòng, thu cọc

In hoá đơn

Để tick “In hoá đơn sau khi thu” trong hộp Thu tiền (app nhớ lựa chọn trên máy này). Thu xong, hộp in của trình duyệt hiện ra → chọn máy in → In.
Khổ giấy (máy in nhiệt 80mm, 58mm hoặc A5) do chủ quán chọn trong Cài đặt.
Phiếu tạm tính có dòng CHƯA THANH TOÁN, có thể kèm mã QR chuyển khoản để khách quét.
In lại hoá đơn: menu Hoá đơn → bấm vào hoá đơn → 🖨 In lại hoá đơn.

Hoá đơn in: tên quán, địa chỉ, giờ vào – ra, từng đoạn giờ hát, từng món, số tiền bằng chữ, khách đưa / trả lại. Phòng có tạm dừng giờ sẽ có hai dòng giờ hát — phút dừng không tính.

Hoá đơn máy in nhiệt 80mm

Đặt phòng & tiền cọc

Menu Đặt phòng — xem theo ngày bằng ‹ Hôm trước / Hôm sau ›

1

Khách gọi đặt: “📅 Đặt phòng” → “＋ Đặt phòng” Gõ tên, số điện thoại, giờ khách đến, số người. Giữ phòng: chọn phòng, hoặc để Chưa chọn phòng. Có cọc: gõ Tiền cọc, chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản → Lưu phiếu đặt.

2

Phòng đó đã có người đặt gần giờ ấy? App báo “Lưu ý: phòng này còn phiếu đặt … gần giờ này” — đổi sang phòng khác. Cọc tiền mặt tính vào két ca của bạn.

3

Khách đến: “Khách đến · nhận phòng” → “Mở phòng” Phiếu chưa chọn phòng thì bấm chọn một phòng trống. Cọc tự trừ khi thanh toán.

Phiếu đặt phòng mới

Khách đến · nhận phòng

Huỷ / không đến

4

Khách huỷ hoặc không đến Huỷ / không đến → chọn Khách báo huỷ hoặc Khách không đến. Có cọc thì chọn Trả lại cọc cho khách (app lập phiếu chi) hoặc Quán giữ lại cọc → Xác nhận.

Quản lý quán karaoke · Hướng dẫn nhân viênTrang 7 / 8

Chốt ca cuối ngày & hỏi nhanh

Bàn giao két cho người sau hoặc cho chủ quán

1

Menu “Ca thu ngân” → “Chốt ca” Hộp chốt ca hiện sẵn: Tiền đầu ca, + Thu tiền mặt, − Chi tiền mặt, Két phải có.

2

Đếm tiền mặt thật trong két, gõ vào ô “Tiền mặt đếm được trong két” Két phải có = tiền đầu ca + thu tiền mặt − chi tiền mặt. Tiền chuyển khoản, quẹt thẻ không nằm trong két.

3

Đọc dòng dưới ô ✓ Khớp — tốt. Két dư / Két thiếu — bắt buộc gõ ghi chú lý do.

4

Để tick “In phiếu chốt ca” → “Chốt ca” Phiếu có chỗ ký người giao, người nhận.

Gõ đúng số đếm được

Đừng gõ theo số app cho “khớp”. Lệch vài chục nghìn có ghi lý do rõ ràng thì dễ tìm ra; gõ bừa thì cuối tháng không ai biết tiền đi đâu.

Két thiếu 20.000 — phải ghi chú

Hỏi nhanh

Gặp chuyện	Làm gì
Quên mã PIN	Nhờ chủ quán đặt lại trong mục Nhân sự. Vào được rồi bấm vòng tròn tên mình để tự đổi PIN.
Khách chờ trả tiền mà quên mở ca	Bấm ô “Chưa mở ca — bấm để mở” → gõ tiền đầu ca → Mở ca → quay lại phòng thu tiền.
Khách vào lâu rồi mới nhớ ra chưa mở phòng	Mở phòng ngay, báo quản lý sửa giờ vào cho đúng giờ khách vào.
Bấm nhầm Tính tiền khi khách còn hát	Bấm vào phòng → 🎤 Hát tiếp. Đồng hồ chạy lại, không mất phút nào.
Khách đòi hát thêm sau khi đã thu tiền	Hoá đơn cũ đã xong. Mở lượt mới cho phòng đó (phòng chờ dọn: Mở phòng cho khách mới luôn).
Gọi món nhầm phòng	Bớt món ở phòng sai (trong 5 phút tự bớt; quá 5 phút nhờ thu ngân) rồi gọi lại ở phòng đúng.
Mất mạng, mất wifi	App cần 4G hoặc wifi. Ghi tay ra giấy giờ khách vào, món khách gọi. Có mạng lại nhờ quản lý mở phòng rồi sửa giờ vào đúng giờ đã ghi, gọi lại món.
Thu nhầm, lưu nhầm hoá đơn	Báo quản lý / chủ quán huỷ hoá đơn. Nhân viên không tự huỷ được — đừng thu thêm để “bù”.
App báo “Hoá đơn vừa thay đổi”	Có người vừa gọi thêm món hoặc sửa giờ. App đã nạp số mới — đọc lại cho khách rồi bấm Thu.
Máy in không ra giấy	Kiểm máy in bật, còn giấy, chọn đúng máy trong hộp in. In lại: menu Hoá đơn → In lại hoá đơn.

Tóm lại

Khách vào là mở phòng · món nào cũng bấm Gọi món · nhầm thì bớt ngay · chuyển khoản chờ tiền về mới thu · đầu ca mở ca, cuối ca đếm két chốt ca. Làm đủ những việc đó là tiền giờ, tiền món, két tiền luôn khớp.

Quản lý quán karaoke · Hướng dẫn nhân viênTrang 8 / 8